دليل رعاية الايتام .. الجزء الثاني .. أ / عبده العباسي

[عبده العباسي]

الفصل الرابع

الكـــافـل

*تعريف الكافل .
هو الشخص أو الهيئة او المؤسسة التي تقوم بالتبرع اما عن طريق الاستقطاع او السند وذلك لفائدة ومصلحة المشمولين بالرعاية الاجتماعية وخاصة الايتام .
أ‌. ضوابط التخصيص .
يتم ربط اليتيم مع كافله وفقا للضوابط التالية :
( 1 ) يتم التخصيص حسب اقدمية ورود الاستقطاع او السند .
(2 ) تسرى الكفالة بالاستقطاع أو السند من تاريخ أو شهر لبداية الاستقطاع أو السند وتوجه هذه الاموال كرصيد لتنفيذ برامج مساندة لليتيم أو كدفع فى تكلفة تعليمه وذلك فى حالة تأخير تخصيص اليتيم .
( 2 ) تكون اولوية التخصيص للكافلين المتبرعين بنظام الاستقطاع على المتبرعين عن طريق السند نظرا لاستمرارية التبرع بالاستقطاع .
( 3 ) يتم مراعاة تلبية طلبات الكافلين وشروطهم الخاصة بالايتام سواء كان من ناحية اختيارهم لايتام من بلد معين او تحديد جنس اليتيم او يتيم الابوين وغير ذلك مما يكون في الامكان تنفيذه .
( 4 ) تتم عملية التخصيص في الاسبوع الرابع من كل شهر على ألا يتعدى التخصيص شهر من تاريخ ورود الاستقطاع او السند وذلك في حالة توفر استمارات ايتام مع مراعاة أن تاريخ التخصيص ليس هو تاريخ الكفالة ( علما بان تاريخ الاستقطاع لايعد بالضرورة هو تاريخ الخصم من البنك ) .
( 5) وعند دفع الكافل مبلغ الكفالة بحيث يتم تخصيص يتيم له بعد عدة اشهر ولاسباب خارجة عن ارادة الرعاية الاجتماعية فان تاريخ التخصيص هو تاريخ البداية الفعلية للكفالة وتكون الاشهر السابقة التي كانت يستقطع فيها رصيدا لصالح الكافل .

ب. اجراءات التخصيص .

( 1 ) تدخل بيانات اليتيم في الكمبيوتر ثم يسجل له الرقم المبرمج فى الحاسوب .
( 2 ) تدخل بيانات الكافل في الكمبيوتر ثم يسجل رقمه الموحد .
( 3 ) يربط اليتيم مع الكافل المخصص له وفق شروط التخصيص .
( 4 ) تعبأ بيانات بطاقة كافل اليتيم وترسل للكافل بعد ارفاق صورة اليتيم مع مراعاة الاحتفاظ بصورة عنها في ملف الكافل .
( 5 ) يفتح ملف للكافل الجديد يحتوي على نسخة من الاستقطاع او السند واستمارة كفالة اليتيم الذي خصص له ومرفقاتها وصورة عن بطاقة الكافل .
( 6 ) في حالة تعذر تنفيذ شروط الكافل يتم اخطاره برسالة يبين له فيها كافة الظروف التي تحول دون تحقيق طلبه من اجل النظر في تعديلها بما يتوافق والامكانيات المتوفرة .

ج. بطاقـــة الكافــل .
ويقصد بها بطاقة كفالة اليتيم وهي تتضمن معلومات اولية عن اليتيم الذي تم تخصيصه للكافل .
( 1 ) يتم تعبئة هذه البطاقة من واقع البيانات الواردة في استمارة كفالة اليتيم مذكورا فيها اسم كافله ورقمه الموحد .
( 2 ) تعبأ هذه البطاقة من قبل شعبة الكافلين التابعة للرعاية الاجتماعية وتعتمد من قبل مسئول الرعاية الاجتماعية .
( 3 ) تعد هذه البطاقة اشعار للكافل بتخصيص يتيم له ويتم ارسالها اليه عن طريق البريد .

د. التقارير الدورية للكافلين .
وهي تقارير ترسل للكافل بصفة دورية تشمل امور اليتيم العامة من حيث حالته الصحية والتعليمية ومدى الالتزام بالعبادات والى غير ذلك من جوانب تتصل بحالة اليتيم ويتم التعامل معها وفق الخطوات التاليه :
( 1) تتم تعبئة هذه التقارير من واقع التقارير الواردة الينا من المكاتب الاقليمية عن اوضاع الايتام هناك .
( 2 ) يتم طباعة هذه التقارير عن طريق الكمبيوتر من نسختين ترسل الاصلية للكافل وتحفظ الثانية في ملف الكافل .
( 3 ) تعبأ من قبل موظفي شعبة شئون الايتام ويتم اعتمادها من قبل مسئول الرعاية الاجتماعية .
( 4 ) ترسل هذه التقاريركل ستة اشهر للكافلين مالم تقتض المصلحة غير ذلك.
( 5 ) ادخال الارقام الموحدة الخاصة بالكافلين لطباعة العناوين على ملصقات عناوين .
( 6 ) ترفق صورة لكل يتيم مع التقرير الدوري للكافل .
( 7 ) تلصق العناوين على الاظرف وتوضع النسخة الاصلية في الظرف وتحفظ النسخة الثانية من التقرير الدوري في ملف الكافل .

هـ. مخاطبة الكافل .
وهي طريقة يقصد منها اشعار الكافل بصفة مستمرة بأي تغير يتعلق بوضع اليتيم أو الكفالة وتنقسم الى مايلى :
( 1 ) رسائل الشكر . وهي رسائل شكر ترسل للكافل حين ورود سند تجديد كفالة أو كفالة يتيم جديد لاعلامه بوصول مبلغ الكفالة مع ارفاق السند الاصلي والاحتفاظ بالصور داخل ملفات الكافلين .
( 2 ) رسائل التذكير . والمقصود منها هو اشعار الكافل الذي يدفع عن طريق السند بانقطاع الكفالة واعلامنا عن رغبته بالتجديد من عدمه .
( 3 ) اشعار استبدال . في حال الغاء كفالة اي يتم لسبب ما (انظر اسباب الغاء كفالة اليتيم ص 14) فانه يتم تخصيص يتيم آخر للكافل واشعاره بذلك حيث يرسل له خطاب استبدال مرفقا به بطاقة كافل بالبيانات الاولية لليتيم البديل .
( 4 ) رسائل أخرى . وهي رسائل لاتدخل في مجموعة الرسائل المذكورة اعلاه غير انها رسائل تلبي احتياجات طارئة مثل مرض اليتيم وحاجته للعلاج او وفاته او زواج اليتيمه او اليتيم أو غير ذلك مما ينبغي اطلاع الكافل عليه .
( 5) المخاطبة الشفهية أو عبر الفاكس اذا رغب بذلك .

الفصل الخامس
الكفــــالـة

*الكفــالة .
تقوم لجنة مسلمي افريقيا عن طريق تبرع المحسنين بكفالة الايتام وفق شروط وضوابط سبق الاشارة اليها حيث يتبرع الكافل بمبلغ ثابت ومحدد سلفا عن طريق سند او استقطاع بنكي وتقوم اللجنة باستقطاع نسبة ثابتة من ذلك المبلغ لتغطية المصاريف الادارية المتصلة بالايتام ويصرف الباقي على احتياجات اليتيم فيما يسمى بالكفالة ولها الضوابط التالية :
أ. قيمة الكفالـة .
وفق ضوابط ودراسات قامت بها اللجنة تم اعتبار عشرين دولارا مبلغا يغطي حاجات اليتيم اليومية في اغلب الدول الافريقية.
ب‌. مواعيد ارسال الكفالـة .
ترسل اللجنة مبالغ الكفالة الى مكاتب اللجنة الميدانية لتوزع على الايتام وفق الفترات التالية :
( 1 ) الفترة الاولى : وهي تمثل الاشهر ( يناير ـ فبراير ـ مارس ) من كل سنة وترسل الكفالة بحيث لاتتعدى منتصف فبراير .
( 2 ) الفترة الثانية : وهي تمثل الاشهر ( ابريل ـ مايو ـ يونيو ) من كل سنة وترسل الكفالة بحيث لاتتعدى منتصف مايو .
( 3 ) الفترة الثالثة : وهي تمثل الاشهر ( يوليو ـ اغسطس ـ سبتمبر ) من كل سنة وترسل الكفالة بحيث لاتتعدى منتصف اغسطس .
( 4 ) الفترة الرابعة : وهي تمثل الاشهر ( اكتوبر ـ نوفمبر ـ ديسمبر ) من كل سنة وترسل الكفالة بحيث لاتتعدى منتصف نوفمبر .
ج. طريقة تسليمها .
( 1 ) يجب ان تسلم للمعيل نقدا وكامله مع عدم استقطاع أية مبالغ منها لأي سبب من الاسباب حيث لوحظ أن بعض المكاتب تجتهد في طرق صرف الكفالة فالبعض يسلم جزءا منها للمعيل عينا على شكل ملابس أو اغذية والبعض الآخر يستقطع جزءا منها لادخارها للأيتام أو الانفاق منها على اوجه مختلفة لاعلم للجنة بها .
( 2 ) تسلم الكفالة للمعيل بحضور اليتيم للتاكد من وجوده والاطمئنان على حالته ويوقع المعيل بما يفيد الاستلام .

*الكسوة .

وتكون من ضمن مبلغ الكفالة ولها الضوابط التالية:
أ. قيمة الكسوة . يرسل مبلغ الكسوة لليتيم مرتين في السنة بواقع (20) دولار لليتيم الواحد للمرة الواحدة .
ب. مواعيد ارسالها .
( 1 ) ترسل الكسوة للمرة الاولى مع الدفعة الاولى للكفالة عن الاشهر ( يناير ـ فبراير ـ مارس ) .
( 2 ) ترسل الكسوة للمرة الثانية مع الدفعة الثالثة للكفالة عن الاشهر ( يوليو ـ اغسطس ـ سبتمبر ) .
ج. كيفية صرفها . يقوم المكتب الميدانى بشراء الكسوة المناسبة لكل يتيم ويقوم بتسليمها له بحضور معيله .

*العيدية .

لعيدية اليتيم ميزانية مستقلة لاتدخل في نطاق مبلغ الكفالة لذا فهي تخضع في ارسالها لتوافر الميزانية المخصصة لها ، فان وجدت ميزانية تكفي يتم ارسالها لليتيم .

أ. قيمة العيدية .
قيمة العيدية هي (5) دولارات اميركية لكل يتيم وترسل مع مبلغ الكفالة في تاريخ مناسب قبل حلول العيد .
ب. كيفية صرفها . تصرف العيدية لليتيم بحضور المعيل ويفضل تسليمها في وقت يتزامن مع العيد لادخال البهجة والسرور على نفس اليتيم .

*ملاحظة هامة .
ان المبلغ الكلي للكفالة ـ بعد خصم المصروفات الادارية ـ يصرف على اليتيم اضافة لمبلغ 20$ لتغطية المصاريف التالية :
( 1 ) الكســاء .
( 2 ) المصاريف الدراسيـة .
( 3 ) التغذيــــة .
( 4 ) العلاج الطبــي .

الفصل السادس
الايتام

1. من اليتيم الذي تكفله اللجنة ؟.
هو اليتيم الذي فقد والده لوفاته أو انقطاع اخباره لمدة لاتقل عن اربع سنوات ، وينطبق الامر ذاته على الايتام المشردين غير معروفي النسب .

2.شروط قبول كفالة اليتيم .
لقبول كفالة اليتيم لابد من التقيد بشروط مختلفة منها ما يتعلق باليتيم نفسه من حيث السن ونسب القبول وابناء اكثر من زوجة وغيرها ومنها ما يتصل بالدولة المكفول منها الايتام من جهة اعداد المسلمين ومدى استقرار الدولة وكثرة الايتام وغيرها ومنها مايتصل بالمكتب ذاته من حيث تقيده بارسال التقارير الدورية ومدى المتابعة للأيتام وتنفيذ برامج تتعلق بهم .
أ‌. شروط تتعلق باليتيم .
لابد لكفالة اليتيم في لجنة مسلمي افريقيا أن تنطبق عليه الشروط التالية لتتم كفالته :
( 1 ) أن يكون عند او دون العشر سنوات من العمر في بداية كفالته .
( 2 ) يتم كفالة الذكور والاناث دون تفريق شريطة تواجد الاناث تحت رعاية ذويهم أو دور ايتام تدار من قبل مشرفات اخصائيات تخضع لاشراف اللجنة خلال فترة الكفالة .
( 3 ) مراعاة كفالة نسب متقاربة من ابناء القبائل في المنطقة الواحدة منعا للتناحر .
( 4 ) يتم في جميع الحالات كفالة اليتيم المسلم فقط وهو اولى بالرعاية غير ان هناك حالات تستدعي الكفالة لايتام غير مسلمين رجاء هدايتهم او هداية ذويهم ولاتتم رعايتهم الا ضمن دور ايتام تتبع للجنة يقيم فيها اليتيم اقامة دائمة .
( 5 ) هناك اولوية خاصة لبعض الفئات من الايتام من مثل :
أ. فاقد الأبوين .

ب. الايتام الاصغر سنا ـ دون الاخلال بالبند رقم 1 اعلاه .
( 6 ) ضرورة ان تكون نسبة الايتام المكفولين من عائلة واحدة متوافقة مع الجدول التالي :
عدد افراد العائلة اقصى عدد يمكن كفالته
من 1 ــ 5 1
من 6 ـ 10 2
من 11 ـ 15 3
من 16 ـ 20 4
ــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــ

ولايمكن بحال من الاحوال تجاوز هذه النسبة الا باستثناء من المكتب الرئيسي في اللجنة ولأسباب انسانية تقدر كل حسب ظرفه .
( 7 ) في حالة وفاة رب الاسرة وتركه لاكثر من زوجة فيراعى المساواة في عدد المكفولين من ابناء كل زوجة وذلك منعا للشحناء والبغضاء التي قد تنتج عن عدم المساواة .
( 8 ) يجب ان يتأكد مشرف الايتام من حاجة اليتيم الفعلية الى الكفالة وعدم وجود أي مصدر آخر للدخل يكفي الاسرة ، وعليه أن يتاكد من أن اليتيم ليس مكفولا من أي جهة أخرى .


ج. شروط تتعلق بالدولة المكفول منها اليتيم .
لاتتم كفالة ايتام في اي دولة افريقية دون مراعاة شروط من الضروري توافرها في هذه الدولة وهي :
( 1 ) توفر دار ايتام تستوعب العدد المطلوب من الايتام مع وجود طاقم متكامل لادارتها .
( 2 ) عند عدم وجود دار ايتام تتبع اللجنة فلابد من وجود هيئة او مؤسسة موثقة تتوفر لديها دار ايتام للتعاون معها بهذا الخصوص .
( 3 ) ان لم تتوفر دار ايتام في كلا الحالتين السابقتين فانه لابد من تواجد الايتام في منطقة واحدة فيما لايقل عن 50 يتيما،لتعيين مشرف لهم وتسهيل متابعتهم .
( 4 ) تناسب عدد الايتام مع عدد المسلمين في البلد قياسا بنسبة المسلمين الى عدد السكان .
( 5 ) استقرار الوضع السياسي والامني للبلد المراد كفالة ايتام منه .
( 6 ) تظل هناك اولوية ظاهرة للدول التي خرجت من حروب او أوبئة او كوارث طبيعية من حيث كفالة الايتام وذلك لسبب ظاهر لايخفى وهو كثرتهم بعد وقوع أي كارثة .

د ... شروط تتعلق بالمكتب الميدانى التابع للجنة .
لضمان تدفق التقارير الدورية ولتسهيل متابعة الايتام المكفولين من قبل اللجنة فانه لابد للمكتب الميدانى ان يلتزم بشروط معينة لضمان حدا ادنى من المتابعة وهي :
( 1 ) الانتظام في ارسال تقارير الايتام وأية تغيرات تطرأ على أوضاعهم .
( 2 ) الانتظام في ارسال كشوف استلام الكفالات موقعا عليها من قبل معيل اليتيم أو من يمثله وبمعرفة المكتب الميدانى .
( 3 ) وجود عدد كاف من مشرفي الايتام حيث يخصص لكل 50 يتيما مشرف واحد عليه واجبات محددة .
( 4 ) سرعة الاستجابة للمخاطبات العامة والاستفسارات التي تثيرها الرعاية الاجتماعية .
( 5 ) مدى نشاط قسم الرعاية الاجتماعية في بلد ما من حيث رعايته للأيتام ومحاولة النهوض بهم ثقافيا وسلوكيا .

3.شروط رعاية اليتيم .
لابد لرعاية اليتيم ولضمان حسن متابعته وكذلك التأكد من انتظام اموره من وجود قيم يقوم على رعايته ومعالجة اموره كلها في حينها وهذا القيم قد يكون ذويه أو دار ايتام تظله ودون ذلك لايستقيم امر اليتيم .
أ.. أن يكون تحت رعاية والدته او أحد أقربائه من الدرجة الاولى فان لم يتوفر فالأقرب ثم الأقرب وفي حالة عدم وجود أقرباء لليتيم فانه لاتقبل كفالته حتى يرعاه من يهتم به من المسلمين الذين تحددهم اللجنة أو تثق بهم .
ب. أن يكون تحت رعاية دار أيتام أو مركز أو قرية ايتام تتبع للجنة .
ج. أن يكون تحت رعاية احدى الجمعيات او المنظمات الاسلامية الموثقة لدى شريطة التزام هذه الجهة بالشروط والضوابط التي تقرها اللجنة .

4. آلية الكفالة .
وهي التسلسل المنطقي والمنتظم للتعامل مع بيانات اليتيم بفرض كفالته وهي تبين كيفية قبول اليتيم وماهي الشروط والضوابط حتى ارسال الكفالة النقدية ليتم توزيعها على الايتام .
أ‌. استمارة كفالة اليتيم .
وهي بيان كامل لحالة اليتيم المراد كفالته تحوي جميع المعلومات الضرورية عنه لرصد وضع اليتيم واظهار مدى حاجته للكفالة من عدمها وهي تعبأ مرة واحدة لكل يتيم .
( 1 ) تدوين جميع البيانات .
عند ترشيح أي يتيم للكفالة يجب أن تدون جميع بياناته كاملة على استمارة كفالة اليتيم البيضاء (الخضراء سابقا) المعتمدة من قبل مكتب الرعاية الاجتماعية ، ولاتقبل أية استمارة اخرى غير تلك المعتمدة من المكتب الرئيسي في الكويت ، مع ضرورة تصديقها وتوقيعها من قبل مسئول الايتام ومدير المكتب الميدانى وابداء الملاحظات والتوصيات الخاصة بكل منهما في الخانات المعدة لذلك .
( 2 ) صحة البيانات الواردة في الاستمارة .
ضرورة ان تكون جميع البيانات الواردة في الاستمارة عن اليتيم واسرته صحيحة وموثقة بقدر الامكان من مصادر رسمية مثل شهادة الميلاد وشهادة وفاة الوالد والشهادات المدرسية والصحية ، وفي حالة عدم توفر شهادة ميلاد يطلب بدلا منها شهادة تسنين أو شهادة من المحكمة ، كما أنه في حالة عدم توفر شهادة وفاة الاب يجب ان يشهد شاهدان عادلان على وفاة والد اليتيم حسب ماهو موضح في البند الخاص بذلك في استمارة الكفالة ، ويلتزم المشرف عند ترشيح أي يتيم التحري الدقيق عن احواله المتعددة الجوانب ومنها حالته المادية حيث تظهر مدى حاجته للكفالة من عدمها .
ب‌. طريقة تعبئة استمارة كفالة اليتيم .
وهي بيان كامل يظهر كيفية كتابة البيانات الخاصة باليتيم على اختلافها وماهو المطلوب بوضوح والقصد من ذلك هو التأكد من توازن وتساوي المعلومات المذكورة فيها من مختلف المكاتب الميدانية ويتم تعبئتها على النحو التالي :

الصفحة الاولى .

بيانات خاصة بالمكتب الرئيسي .
يقوم الموظف المختص في المكتب الرئيسي بتعبئة البيانات الخاصة بالصفحة ويدون بها مايلي :
( 1 ) في الخانة الاولى يكتب وبخط واضح رقم الكمبيوتر لليتيم .
( 2 ) في الخانة الثانية يكتب اسم الدولة التي ينتمي اليها اليتيم .
( 3 ) في الخانة الثالثة يسجل رقم الكمبيوتر (الرقم الموحد) الخاص بكافل اليتيم .
( 4 ) في السطر الرابع يدون اسم الكافل .
( 5 ) في السطر الخامس والاخير يسجل اسم اليتيم كما هو مكتوبا داخل الاستمارة .

الصفحة الثانية

تعبأ هذه الصفحة بمعرفة المكتب الميدانى في دولة اليتيم وتشمل :
( 1 ) بيانات عن اليتيم . وفي هذا المربع يكتب اسم اليتيم تبعا لترتيب المربعات المبينة ، ويكتب تاريخ الميلاد مبينا فيه اليوم والشهر وسنة الميلاد بقدر الامكان ( مع مراعاة مطابقته لما هو وارد في شهادة الميلاد ) ، كما يكتب جنس اليتيم سواء ذكرا كان أم انثى ، ثم يكتب اسم والدة اليتيم ومعيله ثلاثيا .
( 2 ) المربع الثاني خاص بوالد اليتيم ويكتب فيه تاريخ الوفاة بنفس الطريقة التي يكتب بها تاريخ ميلاد اليتيم على أن يكون مطابقا لما هو وارد في شهادة الوفاة ويوضح سبب الوفاة ، ثم عدد الاولاد ومهنة والد اليتيم قبل وفاته .
( 3 ) المربع الثالث تدون فيه البيانات الخاصة بوالدة اليتيم بالاجابة على التساؤلات الموجودة في المربعات الخاصة بها ، وتفضل الكتابة حرفيا بدلا من وضع العلامات .
( 4 ) المربع الرابع خاص بمعيل اليتيم ـ سواء كانت والدته أو غيرها ـ وتعبأ بياناته بنفس الطريقة السابقة على ان يدون في المربع المقابل له عنوان اليتيم بالتفصيل .
( 5 ) المربع الخامس وتدون فيه الحالة التعليمية لليتيم .. ويوضح بها المستوى التعليمي لليتيم واسم المدرسة وعنوانها والعلوم الاسلامية التي يتلقاها اليتيم .
( 6 ) المربع السادس ويخص الحالة الدينية والصحية والاجتماعية لليتيم وتعبأ بياناته عن طريق اجابة الاسئلة الموجودة في المربع الخاص بها .

الصفحة الثالثة

وتعبأ هذه الصفحة بمعرفة المكتب الميدانى أيضا :
( 1 ) المربع الاول . بيانات عن اخوة اليتيم وتعبأ بنفس الطريقة الموضحة بالجدول حيث يتم ذكر الاسماء وتاريخ سنة الميلاد وبقية البيانات الواردة في المربعات .
( 2 ) المربع الثاني . وهو خاص بشهادة العدول ويتم تعبئته في حالة عدم وجود شهادة وفاة لوالد اليتيم بواسطة شاهدين عدول يعرفان والد اليتيم ويذكر صلتهم بوالد اليتيم .
( 3 ) المربع الثالث . وهو خاص باعتماد المشرف ومدير المكتب الميدانى ويكتب كل من المشرف ومدير المكتب اسمه وتوقيعه وتاريخ تحرير الاستمارة ـ كل في الخانة المعدة له ـ وذلك مصادقة على صحة كل ماجاء في الاستمارة من بيانات ثم تختم بخاتم المكتب الاقليمي .
الصفحة الرابعة والاخيرة
وتعبأ هذه الصفحة من قبل المكتب الرئيسي كالآتي :
( 1 ) المربع الاول . حيث يدون به كل الملاحظات على البيانات الواردة في الاستمارة من تناقضات في المعلومات او نقص في المستندات المطلوبة .
( 2 ) المربع الثاني . وهو خاص بالمدقق وفيه يوقع الموظف المختص مسجلا اسمه ويسجل التاريخ اسفله بما يفيد تمام التدقيق .
( 3 ) المربع الثالث . وياتي في نهاية الصفحة المذكورة وهو خاص بمدير المكتب حيث يسجل رأيه وملاحظاته على الاستمارة سواء بقبول كفالتها او رفضها ثم يوقع بما يفيد اعتماده لها مسجلا تاريخ الاعتماد .

ج. شروط تتعلق باستمارة الكفالة .
( 1 ) يجب ان تحتوي استمارة اليتيم على المستندات التالية كحد ادنى :
أ. شهادة ميلاد أو تسنين اليتيم أو شهادة من المحكمة .
ب. شهادة وفاة والد اليتيم أو شهادة عدول اثنين على الوفاة .
ج. نموذج تعهد المعيل موقعا من المعيل ومعتمدا من مكتب اللجنة الميدانى يعكس وجوب تعهد ولي الامر برعايته ـ سواء كان والدته أو اقاربه من الدرجة الاولى او الذين يلونهم في الاهلية ـ رعاية شاملة ويكون ذلك بعد استفياء جميع البيانات الواردة في استمارة الكفالة .
د. شهادة دراسية حديثة اذا كان اليتيم ملتحقا بالمدارس الحكومية او الاهلية .
هـ . صور شخصية حديثة لليتيم لاتقل عن اثنتين .
( 2 ) مراجعة بيانات الاستمارة بحيث تكون متطابقة مع ما ارفق بها من وثائق ومستندات مع وجوب تعبئة جميع البيانات المطلوبة .
( 3 ) يجب أن تتضمن بيانات اليتيم المدونة في الاستمارة اسم القبيلة التي ينتمي اليها اليتيم .
( 4 ) توقع الاستمارة من مسئول الايتام ويتم اعتمادها من مسئول المكتب الميدانى وذلك عن طريق ختمها بختم مكتب اللجنة .
( 5 ) يجب ان تكتب الاستمارة بلغة عربية مفهومة واضحة كما يجب ترجمة المستندات المرفقة خاصة اذا كانت بلغات غير العربية والانجليزية .

د. تدقيق الاستمارة .
عند ورود الاستمارة الى قسم الرعاية الاجتماعية (المكتب الرئيسي) يتم احالتها للموظف المختص لتدقيقها وفق الضوابط الآتيــة :
( 1 ) التأكد من وجود كافة المستندات المطلوبة (انظر شروط الاستمارة ) .
( 2 ) التأكد من تطابق بيانات الاستمارة مع المستندات المرفقة .
( 3 ) تطابق عدد افراد الاسرة الواحدة من الايتام مع شرط الكفالة بحيث لاتتعدى الكفالة يتيما واحدا من كل خمسة ايتام من افراد الاسرة (انظر شروط كفالة اليتيم ) .
( 4 ) التدقيق عن طريق الحاسوب لمعرفة ما اذا كان قد سبق ادخال بيانات عن اليتيم أم لا ؟ .
( 5 ) التاكد من وجود التواقيع وخاتم المكتب الميدانى .
( 6 ) التأكد من توافق البيانات وتناسقها وعدم وجود تناقض فيما بينها .
( 7 ) بعد ذلك يوقع المدقق بما يفيد مراجعة الاستمارة ويذكر أية ملاحظات تخص ذات الاستمارة في الصفحة الاخيرة .
( 8 ) تختم بخاتم " مستوفاة لشروط الكفالة " وذلك في خانة المدقق .

هـ. اعتماد الاستمارة .
( 1 ) تعرض الاستمارة ـ بعد ذلك ـ على مسئول القسم واذا كانت هناك بعض الاستثناءات يمكن السماح بها وفق ضوابط ومعايير ثابتة تقدر حسب ظروفها .
( 2 ) تختم بخاتم " لامانع من التخصيص " وتوقع من قبل مسئول القسم وترسل الى شئون الكافلين لتخصيصها .
و.اشعار قبول الكفالة .
( 1 ) يخاطب المكتب الميدانى بشأن قبول كفالة الايتام الجدد مشمولا بكامل البيانات التي تم استحداثها للأيتام .
( 2 ) تعد المخاطبة اشعارا بقبول كفالة اليتيم في اللجنة وتبعا لذلك ينسب الى دار ايتام أو يتم ابلاغ معيله بقبول كفالته .
( 3 ) يخصص لعدد (50) يتيما مشرف واحد لمتابعتهم دوريا وفق ضوابط معتمدة من قبل الرعاية الاجتماعية .

5. التقارير الدورية .
هي السجل الدوري لليتيم الذي يرصد أية تغيرات تطرأ على حالته والتي تعد احدى الوسائل المتبعة لدى الرعاية الاجتماعية لمتابعة حالة اليتيم وما اذا كانت هناك حاجة الى اتخاذ أي اجراء للتعامل مع اية متغيرات تطرأ على حالة اليتيم العامة .
أ . ضوابط عامة .
تعبأ جميع البيانات الواردة في التقرير بدقة ووضوح وموقعة من مشرف الايتام ومسئول الرعاية الاجتماعية ومعتمدة من مدير المكتب الميدانى وتختم بخاتم المكتب مع مراعاة التالي :
( 1 ) يكتب التقرير بالآلة الكاتبة واذالم تتوفرالآلة يكتب بخط واضح ومقروء.
( 2 ) يكون التقرير نظيفا لاشطب فيه ولا آثار لمسح .
( 3 ) كتابة البيانات أمام كل خانة فارغة ولايتم تركها بدون ملْء .
ب . التقرير الدوري لليتيم .
وهو احدث نموذج يعمل به الآن في الرعاية الاجتماعية وقد تم استحداثه بقية تلافي اخطاء كانت تحتوي عليها التقارير السابقة . ويصف حالة اليتيم بايجاز ويتم ارساله الينا على اربع فترات سنوية كالتالي :
أ. ترسل التقارير الدورية للأيتام عن الفترة الاولى (1،2،3) في شهر ابريل من كل سنة .
ب. ترسل التقارير الدورية للأيتام عن الفترة الثانية (4،5،6) في شهر يوليو من كل سنة .
ج. ترسل التقارير الدورية للأيتام عن الفترة الثالثة (7،8،9) في شهر اكتوبر من كل سنة .
د. ترسل التقارير الدورية للأيتام عن الفترة الرابعة (10،11،12) في شهر يناير من كل سنة .

ج. كيفية تعبئة التقرير الدوري .
( 1 ) بيانات اليتيم .
( أ ) الاســـــــــم : يكتب اسم اليتيم ثلاثيا .
( ب ) الجنــــس : كتابة نوع الجنس ( ذكر ـ انثى ) .
( ج ) البلــــــد : يكتب اسم الدولة ( جمهورية ـ مملكة ـ سلطنة ) .
( د ) المدينـــــة : يكتب اسم المنطقة او المركز الذي يعيش فيه اليتيم .
( هـ ) رقم اليتيم : كتابة رقم الكمبيوتر حسب كشف الكمبيوتر المرسل .
( 2 ) بيانات الكافل . تترك فارغة ويتم تعبئتها من قبل المكتب الرئيسي .
( 3 ) خانة اقامة اليتيم . يكتب فيها اقامة اليتيم وأين يعيش ومع من ؟ وذلك بوضع علامة (x) امام الخانة الصحيحة ويجب ذكر التفاصيل والايضاح في خانة (مزيدا من الايضاح) ولاتترك هذه الخانة فارغة بدون ملء .

( 4 ) المتابعة الصحية وتنقسم الى قسمين .
أ. الحالة الصحية .
بيان حالة اليتيم صحيا بوضع علامة (x) امام الخانة المناسبة سواء اكانت جيدة او عادية أو سيئة .
ب. التغذيـــــــة .
بيان حالته الغذائية بوضع علامة (x) امام الخانة المناسبة سواء اكانت جيدة أو عادية او سيئة .
( 5 ) الحالة التعليمية .
( أ ) اذا كان اليتيم دون سن الدراسة يضع علامة (x) امام كلمة نعم .
( ب ) اذا كان اليتيم في الدراسة يذكر جهة الداسة بوضع (x) في الخانة المناسبة سواء اكانت ( حكومية أو اهلية أو كتاتيب ) .
( ج ) كتابة المرحلة الدراسية والصف الدراسي ومستواه داخل الفصل هل هو ممتاز او جيد أو ضعيف ؟ .
( د ) ماهي الاجراءات التي قام بها المشرف لتحسين مستواه الى الافضل اذا كان ضعيفا او متدنيا .

( 6 ) الالتزام بالعبادات وينقسم الى .
أ. محافظة اليتيم على اداء الصلاة . بوضع علامة (x) في الخانة المناسبة واذا كان اليتيم لايحافظ على اداء الصلاة مثلا فيجب كتابة الاسباب وماهي الاجراءات المتخذة .
ب. حفظ القرآن الكريم . كتابة عدد السور او الاجزاء التي يحفظها اليتيم ويذكر اسباب عدم الحفظ وماهي الاجراءات التي قام بها المشرف لتشجيع اليتيم على الحفظ .

( 7 ) الحرف والهوايات .
أ. الحرفـــة . اذا كان اليتيم يمارس حرفة توضع علامة (x) امام خانة نعم ويذكر اسم ونوع هذه الحرفة وهل تعود عليه بنفع مادي ؟ وماهو مبلغ المردود او الدخل من الحرفة ؟ .
ب. الهوايـــة .كتابة نوع الهواية التي يمارسها اليتيم ويجب ألا تترك هذه الخانة دون ملئها بالبيانات الخاصة بها لما لها من اهمية واذا تعددت الهوايات فلابأس من ذكر عدد منها .
( 8 ) ملاحظات مشرف الايتام . يكتب اسمه والتوقيع واتاريخ مع كتابة بعض الملاحظات العامة عن اليتيم ان وجدت ويكون مسئولا عن كل ماجاء في التقرير من ناحية الدقة وواقعية البيانات .
( 9 ) ملاحظات مسئول قسم الرعاية الاجتماعية . يكتب اسمه والتوقيع واتاريخ وقد يكون هو نفسه مشرف الايتام وعليه ان يكتب اسمه في الخانتين ، كما يذكر ملاحظاته على محتويات التقرير وماذكره مشرف الايتام ويكون مسئولا عنها .
( 10 ) اعتماد مدير المكتب الميدانى . يكتب اسمه والتوقيع والتاريخ والختم على صحة البيانات المدونة في هذه التقارير ويكون مسئولا عن صحة ما جاء فيها .
( 11 ) استعمالات المكتب الرئيسي . تترك فارغة وهي من اختصاص المكتب الرئيسي .
( 12 ) متطلبات أخـــرى .
( أ ) ترسل لليتيم وبمعدل مرتين سنويا صور شخصية له بحجم بطاقة المعايدة .
( ب ) ضرورة موافاتنا بالشهادات الدراسية لليتيم عن كل فصل دراسي مع كشف مجمل باسماء الايتام ونتائج امتحاناتهم .
( ج ) ضرورة ابلاغ مكتب الرعاية الاجتماعية الرئيسي عن اي تغير يطرأ على حالة الايتام وذلك بتقارير مفصلة سواء من الناحية الصحية او التعليمية أو الوفاة أو الزواج .
( د ) اذا تغير معيل اليتيم يجب توضيح سبب التغيير في التقرير الدوري وموافاتنا بتعهد المعيل الجديد موقعا .
( هـ ) في حالة ارسال التقارير الدورية لبعض الايتام وليس الكل يجب ارسال بيان يوضح فيه اسماء الايتام الذين لم يرسل عنهم تقارير دورية وبيان اسباب ذلك .
( و ) يجب ان يوافينا مسئول الرعاية الاجتماعية في المكتب الميدانى بتقرير عن اعمال المشرفين والحالة العامة للأيتام وكل مايتعلق بعمل الرعاية الاجتماعية خلال الدورة المنتهية .
( ز ) يقوم مسئول الرعاية الاجتماعية في المكتب الميدانى بموافاة قسم الرعاية الاجتماعية في الكويت بتقرير سنوي يتضمن تقييما لاداء كل مشرف ايتام تابع له .
( ح ) يقوم مسئول المكتب الميدانى بعمل تقرير يتضمن تقييما لاداء مسئول الرعاية الاجتماعية .

6. الغـاء كفالــة اليتيـــم .
ان الغاء كفالة أي يتيم لاتتم الا بعد دراسة وتدقيق وذلك للحالات التي لايكون فيها طلب الالغاء من المكاتب الميدانية معززا بحجج قوية تدعم الالغاء وتلغى كفالة اليتيم للأسباب التالية :
أ . وفاة اليتيم .
ب. فقدان اليتيم بعد البحث الشاق عنه .
ج. انتقال اليتيم الى مناطق بعيدة يصعب الوصول اليها .
د. عدم حاجة اليتيم الى الكفالة وقدرته على اعالة نفسه بطريقة أو بأخرى كوجود مشروع او تجارة او اقرباء ميسورين يدعمونه .
هـ. بلوغ اليتيم لسن الرشد ، حيث تقوم اللجنة بكفالة اليتيم حتى سن 18عاما
ثم تلغى كفالته بعد ذلك خاصة اذا كان مكفولا من قبل اللجنة مع مراعاة حالته الدراسية حيث تحال اوراقه للرعاية التعليمية للنظر في استمراره في الدراسة ، اما في حالة وجود كافل فالاسلوب المتبع هو تخيير الكافل فيما اذا كان يرغب في استبداله بيتيم أصغر منه أم لا ؟ .
و. زواج اليتيم أو اليتيمة حيث يصرف لليتيمة المتزوجة ماكينة خياطة كهدية زواج .
ز. تبين وجود والده على قيد الحياة .
ح. مخالفة أي شرط من شروط الكفالة ، وخاصة الشرط المتعلق بعدد افراد الاسرة المراد كفالة احد ابنائها .
ط. تلغى كفالة اليتيم بايعاز من قسم الرعاية الاجتماعية في المقر الرئيسي في دولة الكويت بعد أن يرسل طلب الغاء يتيم من قبل المكتب الميدانى ( انظر الملحق رقم 3 / طلب الغاء ) .

7. استبدال كفالــة اليتيـــم .
عند الغاء اي يتيم وفق الضوابط السابقة ورغبة الرعاية الاجتماعية في استبداله بيتيم آخر فان ذلك يتم وفق الشروط التالية :
أ . يجب ان تكون جميع شروط اليتيم المستبدل (الجديد) متحققة للموافقة على عملية الاستبدال .
ب. يجب أن تعبأ بيانات استمارة طلب الاستبدال (انظر ملحق رقم 3) بصورة متكاملة ولايمكن بشكل أو بآخر الموافقة على عملية الاستبدال بدون وجود استمارة الاستبدال وهي مكتملة البيانات الا باستثناء من المكتب الرئيسي .
ج. يجب ان ترفق مع نموذج الاستبدال الاستمارة البيضاء التي تحتوي على معلومات اليتيم البديل كاملة .
د. لايعتد بعملية الاستبدال الا بعد الموافقة الخطية بذلك من قسم الرعاية الاجتماعية الرئيسي وفق نموذج طلب الالغاء والاستبدال المعتمد .
هـ. لاتعتبر بحال من الاحوال كثرة الالغاءات ولااستبدالات مؤشرا ايجابيا لمستوى اداء المكتب الاقليمي في دولة ما.

8. شروط اليتيـــم البديل .
حين الغاء كفالة يتيم واستبداله بآخر فان الشروط المطلوبة لكل يتيم تظل ثابتة لاتتغير غير ان الاستبدال يكون فقط للأخوة ولايحق للمكتب الميدانى المطالبة باستبدال أي يتيم يتم الغاء كفالته ويجب ان تتوفر في اليتيم المستبدل الشروط التالية :
أ. يجب ان تتوفر في اليتيم الجديد جميع الشروط التي وضعها المكتب الرئيسى لقبوله في مشروع كفالة اليتيم " راجع الشروط ص 1 " .
ب. لايكون الاستبدال الا للأخوة او الاشقاء ويفضل اصغرهم سنا ( دون سن العاشرة) بحيث تنطبق عليه شروط كفالة اليتيم .
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــ
يتبع الجزء الثالث والاخير